Intuitive Aktenführung bis zum Schluss

Der Arbeitsplatz der Zukunft zeichnet sich verstärkt durch flexibles kollaboratives Arbeiten über einen großen Einzugsbereich aus. Dabei ist es egal ob Ihre Kollegen im Home Office sind, auf Dienstreise oder im Büro. Dies stellt nicht nur Sie vor neue Herausforderungen, sondern auch die Software, die Sie einsetzen. Wir kombinieren daher eine intuitive Vorgangsverwaltung mit sicheren Videokonferenzlösungen und einem modernen Worklflowmanagementsystem. Damit die Fachlichkeit und die Dokumentensicherheit auch weiterhin gewährleistet ist binden wir die Fachschalen, wie Prosoz und Dokumentenmanagementsysteme an unsere Software an. Mit dem integrierten Sicherheitssystem können Sie selbst nach einer Attacke schnell produktiv arbeiten.

Sind Ihre Prozesse durchgehend digital?

Die Situation

Kommunikation

Die Pandemie hat gezeigt, dass die Bürgerkommunikation, wie sie jetzt noch häufig gelebt wird, mit Telefon und Vor-Ort-Terminen sehr schwierig ist. Entweder sind die Sachbearbeiter im Home Office nur schwer erreichbar oder sie können keine Besucher empfangen für wichtige Unterschriften.

Post / E-Mail

Trotz vieler neuen Inovationen, muss die Post oft von Hand von einem Programm in das andere Programm übermittelt werden. Gerade bei Neuanträgen müssen die Informationen für die Fachschalen lange herausgesucht werden. Da die Post per Hand dem Sachbearbeiter zugeordnet werden muss, lesen mindestens zwei Personen die Dokumente um zu entscheiden wer verantwortlich ist.

Archiv

Für die Archivierung von Akten gibt es viele Wege, wie die Papierarchivierung oder schon digitale Lösungen. In der Sachbearbeitung stellt sich aber oft die Frage, wie komme ich an die alten Akten? Die Archivsysteme sind nicht immer übersichtlich und eine Suche darin ist sehr schwierig und dauert lange.

Sachbearbeitung

Mit den vielen Lösungen im Bereich Dokumentenmanagementsystem, Fachaschale oder Haushaltssoftware muss man immer mehr Daten von A nach B transferieren. Damit steigt auch der Zeitaufwand für eine Sachbearbeitung. Genauso steigt die Frage wo muss ich nach welchen Inhalten suchen, damit ich auch das richtige finde.

Durchgehend digital!

Die Lösung

Digitale Kommunikationswege

Mit unserem Videoanruf-Programm Bravis können Sie nicht nur schnell intern Ihre Kollegen anrufen, sondern auch auf sicherem Wege mit dem Bürger telefonieren. Und sollten Sie eine Videokonferenz durchführen wollen, dann integrieren wir auch BigBlueButton in unsere Lösungen.

Automatisierte Postverarbeitung

In der Sachbearbeitung ist nichts wichtiger als die richtigen Informationen aus der Post, egal ob Papier oder E-Mail. Dafür bieten wir eine vollautomatische Dokumentendigitalisierung für alle möglichen Eingangskanäle an. Damit Kategorisieren wir nicht nur gleich die Dokumente, sondern könne diese auch gleich dem richtigen Sachbearbeiter zuordnen und in die richtige Akte legen.

Sicheres und übersichtliches Langzeitarchiv

Unser System verfügt über Maßnahmen zur Langzeitarchivierung nach TR-Esor, wodurch Sie auch ersetzendes Scannen bei Papier-Post einsetzen können und somit zur Papierlosen Sachbearbeitung übergehen können. Trotz der hohen Datensicherheit bei der Archivierung, finden Sie alle Daten in unseren Dashboards schnell wieder.

Digitale Sachbearbeitung

In der Digitalen Sachbearbeitung werden keine Akten mehr per Hand zum nächsten Sachbearbeiter weitergeleitet. Durch integrierte Worklflows können Sie Akten per Knopfdruck an den nächsten Sachbearbeiter weiterleiten. Selbst die Datenübertragung in gängige Fachschalen ist mit einem Knopfdruck möglich. Damit müssen Sie nie wieder Informationen doppelt abschreiben.

Cooperation schafft unvorstellbares!